outlook

يساعد في تنظيم العمل outlook استخدام الـ
ترجمة: مريم نصر

عمّان- أول عمل يقوم به معظم الموظفين عندما يصلون الى مكاتبهم صباح يوم عمل عادي، هو تفقد البريد الالكتروني، والذي يكون في العادة ممتلأً بعشرات الرسائل الضرورية وغير الضرورية.

ويشكل وجود الرسائل غير الضرورية مع تلك التي يحتاجها المرء في عمله توترا ويدخله في فوضى عارمة وتضيع له الوقت.

ولكن استخدام Microsoft office outlook2003 قد يسهل على المرء العمل، لأنه يمنح لمستخدميه خصائص ومزايا تجعله قادرا على التحكم ببريده الالكتروني وتجنب الفوضى.

يوفر Outlook 2003 حلاً متكاملاً لإدارة رسائل البريد الإلكتروني وتنظيمها وكذلك الجداول والمهام والملاحظات وجهات الاتصال ومعلومات أخرى.

يعمل Outlook بشكل مباشر مع البرامج الأخرى في Microsoft Office System. يقوم Outlook بطرح ابتكارات يمكنك استخدامها لإدارة الاتصالات الخاصة وتنظيم العمل، والعمل بشكل أفضل مع أشخاص آخرين — وكل ذلك في مكان واحد.

تتضمن الميزات الموجودة في Outlook فقط دعما لحسابات البريد الإلكتروني على Microsoft Exchange Server، وكذلك الردود التلقائية على البريد الإلكتروني عند الغياب عن المكتب وجدولة تقويم المجموعة ودفاتر العناوين المتعددة والمهام والملاحظات وتصفية البريد الإلكتروني غير الهام والنسخ الاحتياطي التلقائي وأرشفة العناصر.

وهذا البرنامج هو جزء من الانترنت اكسبلورر وهو يشبه أي بريد الكتروني عادي ولكن من المزايا التي يمنحها هو جمع أي بريد يتشابه في المحتوى في ملف منفصل: ويمكن الحصول على ذلك من خلال انشاء ملف خاص بعد الضغط على كلمة Mail الموجود على يسار الشاشة واختيار all mailbox ثم الضغط على الزر الأيمن من الماوس وانشاء ملف جديد وتسميته واختيار الموقع المناسب له ثم نقل الايميلات المرغوبة اليها.

كما يمكن من خلال هذا البريد انشاء ملف خاص للبحث بحيث تتم ايجاد الرسائل بسرعة، وهي من أسهل الطرق لايجاء الرسائل الالكترونية في حال كان البريد الوراد ممتلأ الى حد بعيد، ويمكن ايجاد تلك الرسائل إما عن طريق وضع اسم المرسل أو وضع بعض الكلمات من محتواها أو بالعنوان.

ويمكن لمحرك البحث أيضا البحث في البريد الذي لم يقرأ أو الذي قرء أو أي نوع آخر من البريد بحسب ما يضيفه المرء لخصائص في البحث.

كما يمكن ايجاد الرسائل، بتغيير طريقة وروده، مثلا يمكن ترتيب البريد الوراد بحسب التاريخ الذي وصل فيه، أو ترتيبه بحسب مجموعات، أو بحسب المرسل، وغيرها من الخيارات التي تناسب الأفراد على اختلاف مهامهم.

ويمكن من خلال هذا البرنامج، تقليص عدد البريد غير المرغوب به باستخدام Junk filter وهي تبقي البريد غير المرغوب به والمرسل من قبل شركات الدعاية خارج صندوق الوارد.

ويمكن تحديد البريد المهم عن طريق تلوينه بألوان مختلفة فكل رسالة تصل من المدير على سبيل المثال تكون باللون الأحمر، والتي تصل من الموظفين على سبيل المثال بالأزرق، وهكذا.

كما يمنح هذا البرنامج الفرصة لمستخدمه، أن يضع أعلاما على الرسائل التي تحتاج الى متابعة، أو التي يجب ان يتابعها شخص آخر، ويمكن وضع علامة العلم flag على البريد الذي يحتاج الى قراءة في وقت لاحق ويمكن تغيير الوان الأعلام لتناسب احتياجات الفرد.

المصدر
http://www.alghad.jo/index.php?news=169591